ארגון בריא הינו ארגון המתנהל בצורה מסודרת על-פי נהלים ובפיזור סמכויות. ארגון בו קיימת היררכיה וכל פונקציה יודעת את מקומה וממלאה את תפקידה כראוי. ארגון כשכזה יהיה יעיל יצמח וייתן שירות מצוין ללקוחותיו.

אחד הכלים היעילים והנפוצים להשגת מטרה זו הוא כתיבת נהלים ושימוש בתיק נהלים והטמעתם באירגון.

נהלי עבודה הכתובים כהלכה ושימוש יומיומי בהם מסייעים בהחלפת ניהול לא אפקטיבי המבזבז משאבים ב"כיבוי שריפות" ותיקון נזקים, בניהול יעיל ואפקטיבי. כתיבת נהלים והוראות עבודה "מכניסים" סדר במסגרת העבודה, מבהירים ומחדדים לעובדים ולהנהלה נושאים חשובים, מונעים ביזבוז כסף, אנרגיה, זמן ומשאבים במצב בו אין ידיעה מי מטפל בנושא מסוים ואיך עושים פעולה מסויימת. הדבר גורם ל"יישור קו" בין העובדים וההנהלה ולהבנת המבנה הארגוני בין כל הדרגים בארגון.

בנוסף, בתהליך כתיבת נהלי עבודה בוחנים את תקינותו של תהליך העבודה הקיים בחברה – האם הוא כולל הפרדת תפקידים נאותה? האם הטמענו בקרות מספקות בתהליך? או לחילופין, האם הגדרנו בצורה ברורה מיהו הגורם האחראי לביצועו של כל תהליך? האם נקבעה התדירות? כלומר, תהליך הכתיבה מספק לנו הזדמנות לבחון את הארגון ולשפר תהליכים.

כתיבת הנהלים תבוצע לאחר הבנת התהליכים בחברה ואת פעילותה העסקית. לאחר כתיבת הנהלים יש להטמיעם בחברה ולבקר כי אכן הם מתקיימים. יבוצעו שינויים והתאמות במהלך ההטמעה על-פי הצורך.

מה רצוי שיכלל בנוהל? כאמור, נוהל "טוב" חייב לכלול מענה לשאלות הבאות:

מי עושה?

מה עושה?

מתי (באיזה תדירות עושה)?

מהי הבקרה המבוצעת על התהליך?

לפיכך, כל נוהל צריך לכלול את הנקודות הבאות:

מטרת הנוהל

הגדרת מונחים מקצועיים

הגדרת בעלי תפקידים

הגדרת תחומי אחריות

הגדרת הרשאות

הגדרת מדרג אישורים

תיאור מערכות מידע

תיאור הבקרות

ועוד

לנהלים ותהליכי העבודה חשיבות רבה, בארגונים בהם קיימות מחלקות שונות קיימים תהליכי עבודה שבהם משתתפות מספר מחלקות. התנהלות לא נכונה עלולה לפגוע במעגל העבודה ולהביא לתוצאות הפוכות.

ניסיון רב השנים שלי בחברות שונות ומגוונות בתפקידי מפתח בין השאר בכתיבת והטמעת נהלים בארגונים בהם עבדתי, וכן הקמת מחלקות חדשות ועסקים בצמיחה יסייע לכם להצעיד את האירגון שלכם קדימה, למקום עם סביבת עבודה יעילה ובריאה.